Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione/elemento della segnalazione – inclusa la documentazione ad essa allegata – da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al D.lgs. n. 196/2003.
Pertanto, il trattamento di tali elementi da parte del Presidente dell’Organismo di Vigilanza sarà improntato alla massima cautela, a cominciare dall’oscuramento dei dati qualora, per ragioni istruttorie, altri soggetti (interni o esterni) ne debbano essere messi a conoscenza. In questa ipotesi, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza non trasmette la segnalazione a tali soggetti, ma solo gli esiti delle verifiche eventualmente condotte, e presta la massima attenzione per evitare che dalle informazioni e dai fatti descritti si possa risalire all’identità del segnalante.
La violazione della riservatezza dell’identità del segnalante è fonte di responsabilità disciplinare sia per il Presidente dell’Organismo di Vigilanza sia per tutti gli altri soggetti che possano conoscere la segnalazione, con i dati e le informazioni in essa contenuti (gruppo di lavoro a supporto del Presidente dell’Organismo di Vigilanza).
In caso di successiva trasmissione della segnalazione alle Autorità competenti, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza deve evidenziare all’Autorità che si tratta di segnalazione pervenuta da un soggetto cui l’ordinamento riconosce la tutela rafforzata della riservatezza propria del whistleblowing, previa notifica al segnalante.

Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale.

Nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.

Nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dalla Società contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.
Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
In tal caso, è dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni da cui la stessa può evincersi è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

La Società, l’ANAC, nonché le autorità amministrative cui l’ANAC trasmette le segnalazioni esterne di loro competenza, tutelano l’identità delle persone coinvolte [persone fisiche o giuridiche menzionate nelle segnalazioni come persone alle quali le violazioni segnalate sono attribuite o come persone comunque implicate nelle violazioni] e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

La segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della L. n. 241/1990, nonché dagli articoli 5 e seguenti del D.lgs. n. 33/2013.

Nelle procedure di segnalazione interna ed esterna, la persona coinvolta può essere sentita, ovvero, su sua richiesta, è sentita, anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

La persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal D.lgs. n. 24/2023 se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
b) ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
c) ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

L’ANAC svolge le seguenti attività:
a) fornisce a qualsiasi persona interessata informazioni sull’uso del canale di segnalazione esterna e del canale di segnalazione interna, nonché sulle misure di protezione previste in materia di whistleblowing dal D.lgs. n. 24/2023;
b) dà avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione esterna entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui l’ANAC ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità della persona segnalante;
c) mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e richiede a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
d) dà diligente seguito alla segnalazione ricevuta;
e) svolge l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
f) dà riscontro alla persona segnalante entro tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento;
g) comunica alla persona segnalante l’esito finale, che può consistere anche nell’archiviazione o nella trasmissione alle autorità competenti o in una raccomandazione o in una sanzione amministrativa.

L’ANAC dispone, inoltre, l’invio delle segnalazioni aventi a oggetto informazioni sulle violazioni che non rientrano nella propria competenza alla competente autorità amministrativa o giudiziaria, ivi comprese le istituzioni, gli organi o gli organismi dell’Unione Europea, e dà contestuale avviso alla persona segnalante dell’avvenuto rinvio. L’autorità amministrativa competente svolge l’attività di cui alle precedenti lettere c), d), e), f) e g) e garantisce, anche tramite ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

L’ANAC può non dare seguito alle segnalazioni che riportano violazioni di lieve entità e procedere alla loro archiviazione.

La segnalazione esterna è indirizzata all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) tramite i canali dalla stessa attivati (cfr. sito web ANAC).

Le segnalazioni esterne possono essere effettuate:

• in forma scritta, tramite la piattaforma informatica, oppure
• in forma orale, attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

La segnalazione esterna presentata a un soggetto diverso dall’ANAC è trasmessa a quest’ultima, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

In base a quanto disposto dall’art. 6 del D.lgs. n. 24/2023, la persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della presentazione della stessa, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
b) ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
c) ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Laddove il Presidente dell’Organismo di Vigilanza – gestore del canale interno – versi in un’ipotesi di conflitto di interessi rispetto ad una specifica segnalazione (in quanto, ad esempio, soggetto segnalato o segnalante), si ritiene che ricorra una delle condizioni per effettuare una segnalazione esterna, non potendo essere assicurato che alla segnalazione sia dato efficace seguito.

Il Presidente dell’Organismo di Vigilanza svolge le attività di seguito descritte.

a) Rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione.

b) Valuta la segnalazione al fine di verificarne l’ammissibilità tra i casi di Whistleblowing.

La segnalazione è considerata inammissibile per:

• manifesta mancanza di interesse all’integrità della Società;
• manifesta incompetenza sulle questioni segnalate;
• manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
• accertato contenuto generico della segnalazione tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
• produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
• mancanza dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione.
  Il Presidente dell’Organismo di Vigilanza, ricevuta la segnalazione, ove quanto denunciato non sia adeguatamente circostanziato, può chiedere al segnalante di integrarla, sempre attraverso la piattaforma web, o anche di persona, ove il segnalante acconsenta.
  In caso di inammissibilità, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza comunica l’esito della valutazione al segnalante e la segnalazione si considera “chiusa”.

c) Dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute, attivandosi per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate.
Non spetta al Presidente dell’Organismo di Vigilanza accertare le responsabilità individuali, qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dalla Società oggetto di segnalazione, a pena di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno della Società ovvero della magistratura.
Per lo svolgimento dell’istruttoria, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza può avviare un dialogo con il segnalante, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, tramite la stessa piattaforma web o anche di persona. Ove necessario, può anche acquisire atti e documenti da altri uffici e può avvalersi del loro supporto, può coinvolgere terze persone, tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante, della persona coinvolta nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Per svolgere l’attività di verifica e di analisi delle segnalazioni, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza può avvalersi di un gruppo di lavoro dedicato, composto da soggetti in possesso di competenze trasversali, da costituire mediante un atto formale di volta in volta costituito in ragione delle specifiche competenze richieste dall’attività istruttoria.
Nell’ipotesi in cui la segnalazione abbia rilevanza sul piano 231, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza chiede collaborazione all’Organismo di Vigilanza per lo svolgimento dell’istruttoria.
Nell’ipotesi in cui la segnalazione abbia rilevanza ai fini della norma UNI ISO 37001, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza procederà ad informare quanto prima la Funzione di Conformità per la Prevenzione della Corruzione che sarà coinvolta nell’attività istruttoria.

d) Fornisce riscontro alla segnalazione comunicando alla persona segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione – informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.
Qualora, a seguito dell’attività svolta, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza ravvisi elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione.
Qualora, invece, ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione è opportuno si rivolga immediatamente agli organi preposti interni o enti/istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze, trasmettendo una relazione sulle risultanze istruttorie e le attività svolte e avendo sempre cura di tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante.
Resta fermo che gli organi riceventi da quel momento agiranno in qualità di titolari del trattamento dei dati.

Il segnalante, collegandosi all’apposita piattaforma web, deve fornire, attraverso un percorso standard con inserimenti obbligati, tutti gli elementi utili a consentire al Presidente dell’Organismo di Vigilanza di procedere alle dovute e appropriate verifiche e accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

Le segnalazioni saranno prese in considerazione solo se adeguatamente dettagliate e circostanziate, se prive di manifesta portata strumentale ed emulativa, diffamatoria o calunniosa.
Non sono meritevoli di tutela le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci o contenenti informazioni che il segnalante sa essere false.

Al termine dell’inserimento della segnalazione, il sistema genera in automatico un codice numerico che permette al segnalante di:

• accedere direttamente alla segnalazione;
• visualizzare lo stato di avanzamento della segnalazione;
• interloquire con il Presidente dell’Organismo di Vigilanza;
• inserire/allegare ulteriori informazioni/dati che ritiene utili a completamento della segnalazione e/o richiesti dal Presidente dell’Organismo di Vigilanza.

È onere del segnalante:

• prendere correttamente nota del codice numerico e conservarlo con cura;
• provvedere alla consultazione periodica della segnalazione sulla piattaforma web al fine di verificare il riscontro dato alla stessa.
  In caso di smarrimento, il codice numerico non potrà essere recuperato o duplicato in alcun modo e quindi il segnalante sarà tenuto a effettuare una nuova segnalazione.

La piattaforma web, attraverso l’utilizzo della crittografia, garantisce la sicurezza dei dati comunicati per tutte le evidenze documentali e multimediali fornite in fase di inserimento delle segnalazioni.
La segnalazione, inoltrata attraverso la piattaforma web, sarà inviata automaticamente al Presidente dell’Organismo di Vigilanza, unico destinatario in grado di ricevere e gestire la segnalazione.

La segnalazione può essere inviata al Presidente dell’Organismo di Vigilanza anche attraverso posta ordinaria (in busta chiusa) al seguente indirizzo:

Cancellotti Srl – Presidente Organismo di Vigilanza 231, 

Strada Fabrianese, 1 – 06134 Perugia (PG).

In tal caso il segnalante:

• dovrà specificare sulla basta la dicitura “SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING”, al fine di consentire la protocollazione direttamente sulla busta (senza aprirla);
• non dovrà indicare i propri dati identificativi sulla busta stessa.
  La busta (chiusa), espletate le procedure di protocollazione, verrà poi inserita, dal personale dell’ufficio Protocollo, in una seconda busta, chiusa e inviata per posta al Presidente dell’Organismo di Vigilanza nel più breve tempo possibile.

Laddove la segnalazione appare, ad una prima valutazione sommaria, di eventuale rilevanza sul piano 231, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza informa l’Organismo di Vigilanza.

Qualora la segnalazione interna sia presentata a un soggetto diverso dal Presidente dell’Organismo di Vigilanza, attraverso qualsiasi diverso canale, il ricevente dovrà trasmetterla, entro sette giorni dal suo ricevimento, al Presidente dell’Organismo di Vigilanza, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante. In tal caso, al fine di godere delle tutele previste dal D.lgs. n. 24/2023 (cfr. tutela del segnalante), il segnalante dovrà specificare nell’oggetto che trattasi di “SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING”.

Le segnalazioni possono essere trasmesse attraverso i seguenti canali appositamente predisposti:

• canale interno (gestito dal Presidente dell’Organismo di Vigilanza);
• canale esterno (gestito dall’ANAC);
• divulgazione pubblica;
• denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile.

La scelta del canale di segnalazione non è rimessa alla discrezione del soggetto segnalante.
In via prioritaria è favorito l’utilizzo del canale interno e, solo al ricorrere di una delle condizioni di cui all’art. 6 del D.lgs. n. 24/2023 (cfr. segnalazione esterna – presupposti per la segnalazione esterna), è possibile effettuare una segnalazione esterna o, al ricorrere di una delle condizioni di cui all’art. 15 del D.lgs. n. 24/2023 (cfr. divulgazione pubblica – presupposti per la divulgazione pubblica), una divulgazione pubblica.

Le segnalazioni anonime e la loro trattazione:
Il Presidente dell’Organismo di Vigilanza considera le segnalazioni anonime alla stregua di segnalazioni ordinarie.
Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, anche per ANAC sono equiparate a segnalazioni ordinarie e in tal caso considerate nei propri procedimenti di vigilanza “ordinari”.

È possibile segnalare nei seguenti casi:
a) quando il rapporto giuridico tra soggetto segnalante e Società è in corso;
b) quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
c) durante il periodo di prova;
d) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo della Società in qualità di:

• lavoratori subordinati (dipendenti), compresi i lavoratori somministrati;
• lavoratori autonomi, nonché titolari di un rapporto di collaborazione;
• lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
• liberi professionisti e consulenti;
• volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.